主管都在用项目管理Excel表格模板管理项目

发布人:突突 阅读量: 发布日期:2022-05-04
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最为普遍的Excel表格。

其实不管是什么行业的,说到工具公司都会用到的就是Excel表格,在项目管理中项目经理们首先想到的是项目管理Excel表格模版来管理项目,原因非常简单,首先Excel大家都会,其次项目管理Excel表格模版就能大体完成对一些小型项目管理的管理工作。

但现在IT技术及管理思想日新月异,那用项目管理Excel表格模版来做项目管理其实有优点也有缺点。

利用Excel表格来管理项目,我们得要了解如何用Excel来管理管理(没错这里说了句废话),了解Excel表格模板能做什么?怎么做?

项目管理从本质上就是两件事情,计划安排编制和进度跟踪管控。

计划。需要确定做什么事情,并分解成一个个任务,例如在Excel 里面按照 WBS 来做计划。

安排。就是根据分解的任务来确定谁做什么事情以及什么时候做什么事情,例如在 Excel 里面制作计划甘特图来做安排。

进度监控。包括进度和跟踪。

进度是了解项目的进展,哪些已经完成,哪些有待完成(完成了多少),都可以在Excel表格里面绘制燃尽图来展现进度。
跟踪是及时了解团队每个人的状态,某个任务完成度如何了,这里更多的是通过私下沟通来让被人去更新到 Excel 文件来表达。

 

⭕️ Excel 无所不能,采用项目管理Excel表格模版作为项目管理工具,有下面这几点好处

1)普及,群众基础扎实。可以说,你去外面配个电脑装个机都能在系统之外都会帮助安装一个 Excel程序。这也带来了 Excel 基本上可以顺手即来,不需要求人去安装基本就有了。

2)定制性强。基于表格的任务属性,粒度可粗可细,根据团队的方法不同可任意调整,这可说是 Excel 的最大优点。这也是很多项目主管喜欢 Excel 的最大原因,完全做到

3)功能丰富。Excel 的数据处理能力非常强大,宏、函数、筛选、排序、作图等。Excel 的基本操作一般人员也就 Excel 10% 的功能,大多数人只是学会了点皮毛,浪费了如此”好”的一款软件。

4)控制性强。定制性强带来了一部分的控制性,但是控制性更多的体现在流程上。团队内部流程不需要任何调整就可以直接应用到 Excel 中,而且调整也非常容易,做到了管理者的真正掌控。

5)量身定制,不受到任何限制。

6)采用项目管理Excel表格模版后,会增加很多项目管理的功能、宏函数等,使用起来更加简单了。

⭕️ 但Excel 毕竟不是专业的项目管理工具,采用项目管理Excel表格模版 管理项目的缺点也非常明显

1)维护非常耗时,自动化程度低。即使你使用了宏和函数,还是需要很多人工的操作,比如任务拆分、甘特图的制作,都需要重排很多数据。现在很多用 Excel 管理项目的团队,会有专门一个助理来做这个事情,每天的工作就是维护 Excel。

2)有些项目非常复杂。没有人能学会 Excel 所有的功能,只学会百分之二三十的功能就可以称为高手了。以前开过玩笑,专业的IT人员 Excel 也不会用 Excel的非常好。Excel 的学习成本是非常高的。

3)信息呈现单一,可用性不高。Excel 毕竟只是表单数据处理软件,不是专业的项目管理软件,所以在呈现上没有信息架构可言,缺乏重点,用户体验差。同时,无法在上面做一些任务的沟通,项目管理过程被割裂成一块一块。

4)进度跟踪不及时。Excel 缺乏实时的信息更新,所以一般做法是每天开会确定一下昨天的进度,专人记录更新到 Excel 里面。这样子,有些问题就会被隐藏下去,无法及时发现,无法在正确的时间让正确的人去做正确的事。然而用 Excel 管理项目的话,只能把文件传来传去,也不知道到底这个版本和上个版本有了哪些变化

5)重点是成员间同步麻烦。沟通的好坏,能否保证所有成员在一个节奏上,直接影响到项目的成败。

Excel表格确实不错,有好有坏,就是缺乏实时的信息更新这一点感觉可以开发一下了(哈哈哈哈),工具还是自己用的舒服合适以及方便比较重要,信息什么的一目了然也再好不过。

其他的项目管理工具分享给大家,大家自行移步查看:

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