项目工作分解神器——WBS

发布人:土到极致就是潮 阅读量: 发布日期:2022-04-30
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想要做好项目管理,就必须掌握这个方法——WBS分解法,但由于每个项目的独特性、在实际应用中仍然会遇到一些问题,梳理以下4个重点便于大家理解。

1.明确颗粒度,责任到人。

WBS 的实质思想之一,是要体现在项目过程中项目职责的落实和明确划分。

由于项目管理的自身特点,在项目规划阶段,我们很难盘点项目涉及的全部事项,对一些远期才能完成的成果,项目初期可能无法分解。即使是在一个理想环境下,工作分解过细,也会带来管理成本的无效耗费,资源使用效率低下,同时 WBS 各层级数据汇总困难,所以我们需要明确WBS的作用、结构特点到底是什么?

1、分解自上而下,逐级进行分解。
2、对于小项目分解层级一般为4-6级就足够了,层级越多越不易于管理。
3、节点最终分解到一个人工作量以日为单位。
4、相同任务只能在WBS的一个节点上出现,不能出现工作重复的节点内容。
5、一个任务节点也只能一个人负责,其他人配合。
6、分解的任务节点,应该与实际工作情况一致,这样才能对项目进行指导。

2.根据项目差异化合理应用

在实际的管理实践中,一个项目往往有多种分解方法,可以按照工作的流程、可交付成果分解,也可以在不同层级使用不同的方法,在一些大型复杂项目中,常常还涉及诸多的对外采购活动,合同中清单分解项目依赖具体的场景需求,有时候还会受到独立的行业标准和惯例约束。

不同的分解方式侧重点不同、相互之间难以统一,造成了 WBS 方法在理论上容易理解但在具体场景下操作实施的难度。

解决这一矛盾,首先要理解 WBS 方法的另一作用,是实现项目进度/成本控制的基础,如果没有这个功能,WBS 在具体活动中没有任何特殊意义,只是一个工作备忘录。

 

3.具体步骤及工具

WBS具体步骤需要做到:

1、提出需求并进行需求确认: 所有项目参与人员,会议讨论需求,确认所有主要项目工作,确定项目工作分解的方式,同时识别和分析可交付成本及相关工作。

2、确定WBS的结构和编排方法,画出WBS的层次结构图并制作详细WBS:将项目细分,详细到可以对该工作包进行估算(成本和历时)、安排进度、做出预算、分配负责人员或组织单位; (采用自上而下逐层细化分解)

3、为WBS的组织部分指定和分配标示编码;在WBS中,要将各项工作由上层向下层用多为码编排,编码规则可以根据项目工作的数量、个人思维习惯等进行设定,但是要保证每项工作有唯一的编码,并可以体现出上下层工作之间的从属关系。

4、WBS审查及更新:验证上述分解的准确性,并随着其他计划活动的进行,不断地对WBS更新或修正,直到覆盖所有工作。

工具:

EXCEL、VISIO、Process on、MindMaster (很多项目流程图、思维导图等软件均可以使用)

4.相关名词、优点及任务宝分解维度

1、WBS相关名词:

控制账户:是一个管理控制点,在该控制点上,把控范围、预算、实际成本和进度加以整合,测量绩效。

工作包:最底层次的组件,通常表达为可交付成果。工作包可以对相关活动进行归类,以便对工作进度进行估算,开展监督和控制。

规划包:规划包同样是WBS最低层次组件,位于控制账户之下,工作范围是已知的,但其包含的活动或者对应的工期和预算是当前未知的,需要随着项目的深入进一步了解。

WBS词典:用来描述各个工作部分,WBS词典通常包括工作包描述,进度日期、成本预算和人员分配等信息。

活动:活动是工作包(规划包)的组成部分,不属于WBS组件,活动经常被细分为任务。

2、工作分解结构优点、标准及方式

3、WBS任务包分解维度

WBS对项目管理非常重要,是撬动时间、成本、质量和风险管理的基础,学会运用WBS分解法,可以帮助我们保证项目结构的系统性和完整性,使得项目的形象透明化,也为后续的工作奠定了基础,更是各部门沟通协调的手段。

WBS如何在进度管理、风险管理、团队管理等也需要每一个项目经理自我挖掘提取适合属于自己的方式。

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