有效地进行项目管理
项目是什么?
一个项目是一个任务,或者一系列任务,它们需要在特定的时间段内完成,而且有一定的成本制约,项目的目标是为了取得一定的成果。任何一个项目管理分为三部分。
项目有一个目标 。
为了达成目标,每个项目需要判断人力与材料资源的多少。
每个项目只有将资源用于原来预想的结果才算完成。
为了完成目标,需要注意项目管理的三个共同点。这三点存在于所有的项目, 无论其规模, 是否产出实体产品 ( 比如大桥或计算机系统 ) ,是否是一个活动 ( 比如产品发布或体育比赛 ) ,是否是环境的改变 ( 比如搬到一个新地方 ) 。此外,所有项目有三个必须考虑的要素:时间,成本和质量。
三者的关系经常是三角关系, 密不可分。三个要素在一个项目进行中也经常发生冲突。
当你设计一个新项目,要考虑这三种关系,明白重点所在。还要记住,在所有的项目案例中,你需要有效的完成项目。
为了完成项目,你也需要一个适当的组织 —— 一种让所有人参与进来, 具有各自角色与职责的结构。
每个人都需要知道做什么,为什么做,如何做,以及他们的任务何时完成。项目是有限制的, 他们都有一个明确的开始和结束。
如何有效管理项目 ?
了解项目管理的三个主要领域项目是组织目标的推进器。所有项目,无论大小,都会创造新东西。因此,项目会产生一种不确定性的环境, 它们具有风险性。它们会占用人员与组织资源。
因此,项目管理是一种能够帮助企业用一种有效,最低成本完成目标的概念。项目经理主要专注三个领域:
企业:项目必须给企业战略提供支持, 项目还必须由适当的管理层进行分配。参与项目的每个人必须明确这个项目究竟是什么,目标是什么,它对企业的好处是什么。项目经理的工作就是确保项目从一开始被正确定义,规划。
人员:项目经理要判别出项目主持人 ( 总揽项目的人 ) 以及向重要任务指派人员,项目经理还要判别出项目“拥护者”,这些人主要对项目的成功提供支持。
控制:从一开始起,项目经理必须规划项目,评估涉及到的风险,判断所需技能与资源,然后不断对项目进展进行监督,不断调整直到成功完成目标。
1.发展关键技能
项目经理必须非常具有组织能力,并且乐于从事规划,预算,人员,交流等复杂的工作, 他还要保持时间, 成本和质量三要素的平衡。 项目经理因此不但需要在自己的领域表现出色,而且还要有影响高层决策者的能力。
除了专业技能,他们还需要两种技能:商业与人际交流能力。商业技能方面,项目经理应该能够:
规划整个项目,监督成本,效率和质量。
运用技术和管理技能控制项目 确保所有相关人员都参与决策。
在合适的时间,为合适的任务分配合适的人员。
当复杂问题出现时解决它们。
要一直关注结果,人际交往能力方面。
项目经理还应该能够以身作则,给其他人树立领导者的榜样示范,与高层决策者协调项目需求(比如日程, 预算等)。
用正直,敏感和想象去激励 ; 在成员之间培养良好关系氛围,与每个人明确进行沟通。
2.重视项目周期
所有项目都有一个从始至终的自然周期。在一个理性决策当中, 项目周期遵循一系列的步骤。项目复杂性将决定时间, 所费周章以及每个步骤的重要性, 但一般来说,每个项目设计应包含以下几点:
评估想法:这个步骤主要是对众多可能性进行选择; 为项目确立业务上的理由; 评估风险,成本与好处 ; 判断项目何时结束。
定义和设计:该步骤主要是判断如何实施项目, 需要的人员, 监控进展所需的标准。你的项目主办人至少要决定其中一个要素。
编写计划和测试:编写计划与设计; 判断所有的流程,安排必要的资源,准备相关人员。计划完成,要进行测试,以确保每个步骤都顺利执行。
实施与评估:当项目开始实施,要进行测试和评估每个部分, 相应做出调整。然后开始大规模的进行项目实施,激活每个系统。
评价与监督:实施过后,要确保取得预期好处。这时,要进行评价分析,吸取经验教训,为未来的项目做出相应的调整。
需要避免的地方?
1.没有充分规划
一旦获得一个项目的批准, 最好立即开始执行你的规划。不过,是否达到你的目标经常取决于你开始的功课,也就是评估与设计。应该将项目周期的30%—50%时间放在规划上,这看似浪费时间,不过,研究已经证明这些时间对于项目的成功非常重要,理由如下:
可以使项目实施的时间大大缩短。
可以让成本极大节省。
可以使参与项目的每个人都有明确目标与计划。
可以让目标更容易达成 。
早期决策具有深远影响。
因此,失误往往是由于缺乏周密的计划造成的,草率决定难以完成目标,并且成本很高。和大部分业务任务一样,充分规划将提高你成功的机会。
2.没有预计到项目中人的影响
所有项目都会产生变化。所有项目将同时碰到欢迎与抵触的声音, 尤其是在项目直接影响的人群中,项目经理需要阐明好处, 帮助成员认可项目, 认可执行项目的结果。存在竞争的项目将引发内部的政治斗争, 以及引发对有限资源的利益分配斗争。当项目获批,你要准备开始战斗。
3.太纠缠于项目细节
由于项目的繁琐, 很容易就会陷入细节当中。项目经理应该关注宏观, 确保所有行动都按部就班,按时,在预算范围内进行。不要纠缠微观性的东西。
面对项目我们不仅要有过硬的专业管理知识,还要懂技术,二者缺一不可,特别是项目经理,项目管理的知识绝B是要去学习的。
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