一、如何进行项目总结

在认识到项目总结的重要性之后，作为项目经理，我们应该如何进行项目总结呢?

推荐学习联想的“复盘四步法”：回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验，在项目实施过程中不断总结复盘，提升项目管理能力。

项目复盘的结构在许多地方与事后回顾是类似的。主要是讨论下面几个问题：

• 重温项目的目标和交付成果
• 过去哪些做得比较好
• 哪些事能做得更好些

与事后回顾相比，复盘仍有以下特点：

• 更有深度
• 前瞻而规范
• 邀请客户参加

文末有惊喜！

二、对于项目复盘

这12项目操作注意事项被公认为屡试不爽的“秘诀”

1.召集会议

在项目结束时，你要以最快的速度召集项目复盘会议;比较理想的情况是项目结束后两周内。如果时间过了太久才开会，人们的记忆就会衰退，会被其他事情影响或冲淡，变得模糊不清。

可以考虑将项目复盘会变成一次庆祝活动。对于会议时间，至少要保证每个人发言时间不少于20分钟，如果是长期的、连续的和复杂的大项目，还应适当延长时间。

2.邀请合适的人

如果可能的话，邀请一个“客户”参加研讨。

如果有一个类似的项目正准备开始，或已经开始了，那么邀请这个新的项目小组成员参加复盘会，将是非常有价值的事情，因为这样可以让刚刚总结出来的经验与问题，一提出来就能立即传递给新的使用对象。

3.任命联络人

要保证项目复盘的各项工作顺利推进，必须指定一名独立的联络人。

这个人最好是与这个项目关系不大的第三方人员。联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目复盘会，他不必熟悉要讨论的内容，也不必是项目业务方面的专家。

4.重温项目的目标和交付成果

项目复盘也要从明确最初的目标开始，询问“我们预期的目标是什么”以及“我们真正取得的成果是什么”。

联络人可能要问客户或参与者：“你们是否达到了预期目标”，并可以按照项目的“关键成功因素”(KSF)或“关键绩效指标”(KPI)，逐个了解项目是否实现了预期目标，是否让客户满意，包括工期、成本、质量等。

5.重温项目的计划或过程

对于大型或复杂的项目，应该重新审查项目计划，将它和实际进行的情况进行比较，找出其中的差距。如果可能的话，描绘出项目的“全貌”。这样会很有价值。

联络人可以和小组成员一起，画出一个项目实际进度的流程图，同时确定出各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。用这种方法，你可以发现项目哪些部分延迟了，哪些提前了，哪些完成得效率很高，哪些拖拖拉拉，哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。

6.询问“什么做得很成功”

永远从做得好的地方开始!我们应该尽可能积累好的实践方法，并尽量避免错误。联络人可以询问：“在向目标迈进的过程中，我们取得成功的有哪几步?项目中真正做得很棒的是哪些地方?”

同时，必须多问几次“为什么”，它会使你很快找到问题的根源。

此外，保证每个人都参加讨论，请那些不作声的人发言。

7.分析成功的原因，并将结论转换成对将来工作的建议

找出成功的原因，总结出重要、可以重复使用的经验和建议。总结出的经验和建议，必须基于大家公认的事实。

在这个阶段，主要采用团队对话引导的方式，让大家畅所欲言，以开放的心态，自由地探讨，不压制任何不同的声音，并将冲突引导为富有建设性的、创造性的对话，逐渐达成共识。

8.询问“哪些可以做得更好”

没有完美的项目，即使是取得了全面成功的项目也有可以改进的空间。因此，接下来，要围绕着“哪些地方可以做得更好”“哪些过程是次优的”“还有哪些遗憾或缺陷”等问题，展开讨论。同时，再次运用“多问几个为什么”的技巧，探询一下影响项目组未能做到最好的原因。

9.找出困难和改进建议

项目复盘应放眼未来，不要纠缠于过去的错误。但是，找出“绊脚石”和容易犯的错误，以便将来不再犯这类错误，也是很重要的。

下面的问题会非常有用：

“在当时给定的信息和知识条件下，我们能做得更好吗”

“在现有的信息和知识条件下，我们怎样把这些项目做得不一样，以保证获得更大的成功”

“根据你现在的经验，你对将来这类项目的小组成员有什么建议”

“如果下次仍有机会做类似项目，你会在哪些方面采用不同的做法，以便做得更好”

10.确保没有遗漏，每个人都畅所欲言

你不能让任何人在离开会场时觉得事情还没有说清楚，或觉得自己有价值的意见没被重视。因此，可以利用打分或让大家评价的方式，来确认是否有被遗漏的事项。你可以问大家：“现在想一想，你对这个项目的满意程度如何，如果10分为满分，你打多少分?”

如果有人打了不到10分，你可以问：“你觉得怎样才能达到10分呢?”用这个方法，你就可以知道他们没有表达出来的、不满意的地方了。

11.询问“接下来做什么”

项目复盘要付诸应用，才能真正发挥价值。如果与会者中有人正准备再做一个类似的项目，那么可以提醒他们是否能利用刚刚总结出来的经验教训，去对自己的项目计划、方法等加以优化。

12.整理并分发会议记录

有一个结构清晰、简明扼要但保持完整性的会议记录，是非常重要的，因为没有人喜欢看杂乱无章的长篇大论。但是，如果过于简略，缺少必要的细节，也将大大削弱会议记录的价值。

因此，要尽可能详细地记录对将来工作有帮助的建议，将其醒目地标注出来，适当的时候要直接记录大家的发言。之后，应征求每一个参会者的意见，确保没有任何人的话被误解，也没有重要事项被遗漏。这是对联络人的一大挑战。

一旦统一，要将最终的文件分发给大家，并共享给可能会从中受益的人。

三、总结

总结复盘就像一面镜子，照出事件真实的样子。很多人因为偷懒或者不愿面对真实情况，所以不去做总结复盘，以致重复的、反复地进入同一个坑，犯同样的错误，从而导致工作效率降低!

雷军曾说，不要用战术的勤奋来掩盖战略上的懒惰。换句话说，做好复盘就是有技巧的战略勤奋。通过总结复盘，不但可以发现问题、解决问题，还可以把经历转化为经验，甚至是能力，让自己跑得更快，让人生不断增值！

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