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项目总结与复盘的12条“秘诀”!看完还怕做不好项目管理?

发布人:原创 阅读量: 发布日期:2022-11-19
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一、如何进行项目总结

在认识到项目总结的重要性之后,作为项目经理,我们应该如何进行项目总结呢?

推荐学习联想的“复盘四步法”:回顾目标、评估结果、分析原因、总结经验,在项目实施过程中不断总结复盘,提升项目管理能力。

项目复盘的结构在许多地方与事后回顾是类似的。主要是讨论下面几个问题:

  • 重温项目的目标和交付成果
  • 过去哪些做得比较好
  • 哪些事能做得更好些

与事后回顾相比,复盘仍有以下特点:

  • 更有深度
  • 前瞻而规范
  • 邀请客户参加

文末有惊喜!

二、对于项目复盘

这12项目操作注意事项被公认为屡试不爽的“秘诀”

1.召集会议

在项目结束时,你要以最快的速度召集项目复盘会议;比较理想的情况是项目结束后两周内。如果时间过了太久才开会,人们的记忆就会衰退,会被其他事情影响或冲淡,变得模糊不清。

可以考虑将项目复盘会变成一次庆祝活动。对于会议时间,至少要保证每个人发言时间不少于20分钟,如果是长期的、连续的和复杂的大项目,还应适当延长时间。

2.邀请合适的人

如果可能的话,邀请一个“客户”参加研讨。

如果有一个类似的项目正准备开始,或已经开始了,那么邀请这个新的项目小组成员参加复盘会,将是非常有价值的事情,因为这样可以让刚刚总结出来的经验与问题,一提出来就能立即传递给新的使用对象。

3.任命联络人

要保证项目复盘的各项工作顺利推进,必须指定一名独立的联络人。

这个人最好是与这个项目关系不大的第三方人员。联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目复盘会,他不必熟悉要讨论的内容,也不必是项目业务方面的专家。

4.重温项目的目标和交付成果

项目复盘也要从明确最初的目标开始,询问“我们预期的目标是什么”以及“我们真正取得的成果是什么”。

联络人可能要问客户或参与者:“你们是否达到了预期目标”,并可以按照项目的“关键成功因素”(KSF)或“关键绩效指标”(KPI),逐个了解项目是否实现了预期目标,是否让客户满意,包括工期、成本、质量等。

5.重温项目的计划或过程

对于大型或复杂的项目,应该重新审查项目计划,将它和实际进行的情况进行比较,找出其中的差距。如果可能的话,描绘出项目的“全貌”。这样会很有价值。

联络人可以和小组成员一起,画出一个项目实际进度的流程图,同时确定出各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。用这种方法,你可以发现项目哪些部分延迟了,哪些提前了,哪些完成得效率很高,哪些拖拖拉拉,哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。

6.询问“什么做得很成功”

永远从做得好的地方开始!我们应该尽可能积累好的实践方法,并尽量避免错误。联络人可以询问:“在向目标迈进的过程中,我们取得成功的有哪几步?项目中真正做得很棒的是哪些地方?”

同时,必须多问几次“为什么”,它会使你很快找到问题的根源。

此外,保证每个人都参加讨论,请那些不作声的人发言。

7.分析成功的原因,并将结论转换成对将来工作的建议

找出成功的原因,总结出重要、可以重复使用的经验和建议。总结出的经验和建议,必须基于大家公认的事实。

在这个阶段,主要采用团队对话引导的方式,让大家畅所欲言,以开放的心态,自由地探讨,不压制任何不同的声音,并将冲突引导为富有建设性的、创造性的对话,逐渐达成共识。

8.询问“哪些可以做得更好”

没有完美的项目,即使是取得了全面成功的项目也有可以改进的空间。因此,接下来,要围绕着“哪些地方可以做得更好”“哪些过程是次优的”“还有哪些遗憾或缺陷”等问题,展开讨论。同时,再次运用“多问几个为什么”的技巧,探询一下影响项目组未能做到最好的原因。

9.找出困难和改进建议

项目复盘应放眼未来,不要纠缠于过去的错误。但是,找出“绊脚石”和容易犯的错误,以便将来不再犯这类错误,也是很重要的。

下面的问题会非常有用:

“在当时给定的信息和知识条件下,我们能做得更好吗”

“在现有的信息和知识条件下,我们怎样把这些项目做得不一样,以保证获得更大的成功”

“根据你现在的经验,你对将来这类项目的小组成员有什么建议”

“如果下次仍有机会做类似项目,你会在哪些方面采用不同的做法,以便做得更好”

10.确保没有遗漏,每个人都畅所欲言

你不能让任何人在离开会场时觉得事情还没有说清楚,或觉得自己有价值的意见没被重视。因此,可以利用打分或让大家评价的方式,来确认是否有被遗漏的事项。你可以问大家:“现在想一想,你对这个项目的满意程度如何,如果10分为满分,你打多少分?”

如果有人打了不到10分,你可以问:“你觉得怎样才能达到10分呢?”用这个方法,你就可以知道他们没有表达出来的、不满意的地方了。

11.询问“接下来做什么”

项目复盘要付诸应用,才能真正发挥价值。如果与会者中有人正准备再做一个类似的项目,那么可以提醒他们是否能利用刚刚总结出来的经验教训,去对自己的项目计划、方法等加以优化。

12.整理并分发会议记录

有一个结构清晰、简明扼要但保持完整性的会议记录,是非常重要的,因为没有人喜欢看杂乱无章的长篇大论。但是,如果过于简略,缺少必要的细节,也将大大削弱会议记录的价值。

因此,要尽可能详细地记录对将来工作有帮助的建议,将其醒目地标注出来,适当的时候要直接记录大家的发言。之后,应征求每一个参会者的意见,确保没有任何人的话被误解,也没有重要事项被遗漏。这是对联络人的一大挑战。

一旦统一,要将最终的文件分发给大家,并共享给可能会从中受益的人。

三、总结

总结复盘就像一面镜子,照出事件真实的样子。很多人因为偷懒或者不愿面对真实情况,所以不去做总结复盘,以致重复的、反复地进入同一个坑,犯同样的错误,从而导致工作效率降低!

雷军曾说,不要用战术的勤奋来掩盖战略上的懒惰。换句话说,做好复盘就是有技巧的战略勤奋。通过总结复盘,不但可以发现问题、解决问题,还可以把经历转化为经验,甚至是能力,让自己跑得更快,让人生不断增值!

 

 

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