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项目风险管理十大黄金法则!高质量项目管理必杀技!

发布人:突突 阅读量: 发布日期:2022-11-24
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随着新冠疫情的发生,在这个VUCA时代越来越多企业开始重视风险管理。其实项目风险管理的好处是巨大的,如果您以积极的方式处理不确定的项目事件,则可能赚很多钱或提前拿到现金流。结果是您可以最大程度地减少项目威胁的影响并抓住发生的机会。

本文为您提供了在项目中成功应用风险管理的10条黄金法则。

这使您能够按时,按预算交付项目,并获得项目发起人要求的高质量结果。而且,如果您的团队成员没有进入需要修复的本来可以避免的故障的“消防”模式,他们也会更加快乐。


法则01 将风险管理纳入项目,拒绝“无知者无畏”!

第一条法则对于项目风险管理的成功至关重要。如果您没有真正在项目中嵌入风险管理,则无法获得这种方法的全部好处。在公司中,您可能会遇到许多错误的方法。一些项目没有使用任何方法进行风险管理,连个表都没有!当然稍微成熟的公司,都有一些手段,最常见的就是各部门定期填个风险表格,但缺乏配套的机制,也就是没人真正关注。还有一种典型的是无知者无畏,特别是第一次EPC项目或大项目的,他们以某种自信他们的项目中不会发生风险(当然会发生)。有些公司盲目地信任项目经理,成败完全取决于这个项目经理。专业公司将风险管理作为其日常运营的一部分,并将其纳入项目会议和员工培训中。

法则02 在项目早期识别风险,坚持“早发现早治疗”!

项目风险管理的第一步是识别项目中存在的风险。这需要一个开放的心态,专注于将来可能发生的情况。识别风险的两个主要来源,人员和文档。人员是您的团队成员,每个人都有自己的经验和专业知识。与您交谈的其他人是项目外部的专家,他们具有与您所面对的项目或工作类型相关的往绩记录。他们可以揭示您将遇到的一些诱杀陷阱或一些您可能尚未想到的黄金机会,当然风险头脑风暴是识别已知风险的常用方法。文档是另一回事。项目往往会生成大量包含项目风险的(电子)文档,当然他们可能并不总是有这个名字,但是仔细阅读的人会找到它们,比如合同,特别是国际合同中,特别注意里面的用词,经常会出现“你以为的不是你以为的”情况。

您是否能够在所有项目风险发生之前将其识别出来?可能不会,而且一般都不会,所以这是一个逐步迭代的过程。但是,如果结合使用多种不同的识别方法,则可能会找到绝大多数。如果处理得当,您将有足够的时间应对发生的意外风险。

法则03 要坚持风险管理沟通,避免“雷神之锤”!

失败的项目表明,此类项目中的项目经理经常不知道即将遭受的巨大打击。令人恐惧的发现是,项目组织的某个人经常确实看到了那把“雷神之锤”,但没有告知项目经理该锤子的存在。如果您不希望在项目中发生这种情况,则最好注意风险沟通。

一个好的方法是始终将风险交流包含在您执行的任务中。如果召开团队会议,则将项目风险作为默认议程的一部分(而不是列表中的最后一项!)。这表明风险对于项目经理很重要,并为团队成员提供了“自然时机”进行讨论并报告新风险。

另一个重要的沟通渠道是项目经理和项目发起人或负责人。将您的沟通工作集中在这里的大风险上,并确保您不会让老板或客户感到惊讶!还应注意保证发起人就最高风险做出决策,因为通常其中一些风险超出了项目经理的职责范围。

法则04 兼顾考虑威胁和机会,有“野兽”也有“美女”!

就像我们经常说的凡事有利有弊!谈到项目风险表面上具有负面含义:他们是会损害您的项目的“坏蛋”。但是,现代风险方法也将重点放在积极风险,项目机会上。这些不确定的事件对您的项目和组织有利。这些“好人”使您的项目更快,更好,更有利可图。这点可以参考《项目控制知识与实践指南》很好的把国际上比较好的做法综合在一起。

不幸的是,许多项目团队都难以识别,因为工作量过大,需要快速完成。很多时候更多关注的是那些威胁!确保您有一些时间来处理项目中的机会,即使只有半小时也可以,很有可能您会看到一些机会,比如某个设备提前采购、某个工艺改进等等,并且可能回报很高,不需要大量的时间或资源投入。比如2008年,在北京某游乐园项目上美国金主撤资,工程没赚钱,但后来通过项目买的北京房产挣钱了!还不是一点点!

法则05 要明确风险责任矩阵,打板子“拳拳到肉”!

一些项目经理认为一旦创建了风险清单,便可以完成。但是,这仅仅是一个起点。下一步是弄清楚谁对什么风险负责!如果未妥善处理风险,则必须感觉到热量。诀窍很简单:为您发现的每个风险分配一个风险所有者。风险所有者是您团队中负责优化项目风险的人。效果确实是积极的。刚开始时,人们通常对自己确实对某些风险负责感到不自在,但是随着时间的流逝,他们将采取行动并执行减少威胁和增加机会的任务。

风险负责人也存在于另一个层次上。如果发生项目威胁,则必须支付费用。这听起来很合逻辑,但这是您在发生风险之前必须解决的问题。特别是如果您的项目涉及不同的业务部门,部门和供应商,那么由谁承担后果并必须清空钱包就变得很重要。澄清风险影响的妇人之仁的一个重要副作用是,直属经理开始关注项目,尤其是在有大量资金处于危险之中时。风险责任矩阵与项目机会同等重要。争夺(意外)收入可能成为管理层的长期任务。

法则06 要风险分级评估等级,不要“一视同仁”!

一个项目经理曾经告诉我“我平等对待所有风险”。这使项目工作变得非常简单。但是,它无法提供最佳结果。一些风险具有比其他风险更大的影响。因此,您最好将时间花在可能造成最大损失和收益的风险上。检查您的项目中是否有任何可能使您的项目脱轨的表现。如果是这样,则这些是您的第一要务。

大多数项目团队使用的标准是考虑风险的影响及其发生的可能性。无论您使用哪种优先级衡量标准,都应始终使用它并关注大风险。

法则07 做风险量化建模分析,做好“天气预报”!

理解风险的性质是做出良好反应的前提。因此,请花一些时间仔细研究各个风险,不要在不知道风险所在的情况下得出结论。

风险分析发生在不同的级别。如果您想从个人的角度来理解风险,那么思考一下它所产生的影响以及导致这种风险发生的原因是最有效的。查看影响,您可以描述在风险发生后立即发生什么影响,以及由于主要影响或时间的流逝而发生的影响。更详细的分析可能会显示某些效果类别(如成本,交货时间或产品质量)中的数量级效果。审视风险的另一个角度是,将重点放在风险发生之前的事件上,即风险引起的原因。列出减少或增加可能性的不同原因和情况。

风险分析的另一个层次是分析整个项目。每个项目经理都需要回答有关所需总预算或项目完成日期的常见问题。如果考虑到风险,则可以进行模拟以显示项目发起人在给定日期或特定时间范围内完成任务的可能性,可以对项目成本进行类似的模拟。最常用的工具就是利用风险量化建模软件,比如PRA、SANFAN、FUSE、RISK等等。

您在风险分析中收集的信息将为您的项目提供有价值的见解,并提供必要的输入以找到有效的响应以优化风险。

法则08 计划和实施风险应对,管理“有的放矢”!

实施风险应对措施是实际上为您的项目增加价值的活动。您可以防止威胁发生或最大程度地减少负面影响。执行是这里的关键。其他法则帮助您规划,确定优先级并了解风险。这将帮助您制定针对重大成就的合理的风险应对计划。

如果您应对威胁,则基本上可以使用三种选择:规避风险,最小化风险和接受风险。避免风险意味着您以一种不再遇到风险的方式来组织项目。这可能意味着更换供应商或采用其他技术,或者,如果您面临致命的风险,则终止项目。在一个注定要失败的项目上花更多的钱是不好的投资。

响应的最大类别是将风险最小化的响应。您可以尝试通过影响原因或减少可能导致的负面影响来防止发生风险。如果您正确执行了法则7(风险分析),您将有很多机会对其进行影响。最后的回应是接受风险。如果对项目的影响最小或影响项目的可能性非常困难,耗时或相对昂贵,则这是一个不错的选择。只要确保接受某种风险是一种有意识的选择。

对风险机会的反应与对威胁机会的反应相反。他们将专注于寻找风险,最大化风险或忽略风险(如果机会被证明很小)。

法则09 做项目风险跟踪日志,“小账本”大用途!

这条法则是关于风险登记册的(但是请不要停止阅读)。维护风险日志可让您查看进度,并确保您不会忘记一两个风险。它也是一个完美的沟通工具,可以告知您的团队成员和利益相关者正在发生的事情(法则3)。

良好的风险日志中应包含风险说明,阐明责任问题(法则5),并使您能够就因果关系进行一些基本分析(法则7)。大多数项目经理并不真正喜欢管理任务,但是在风险方面进行风险登记会有所收获,尤其是在风险数量很大的情况下。一些项目经理不想记录风险,因为他们认为这样做可以更容易地将错误归咎于风险。但是反之亦然。如果记录项目风险和已执行的有效响应,则将创建一个无人能否认的跟踪记录,即使发生使项目脱轨的风险。

法则10 跟踪风险和相关任务,不做“僵尸”计划!

根据法则9创建的风险登记册将帮助您跟踪风险及其相关任务。跟踪任务是每个项目经理的日常工作。将风险任务整合到日常工作中是最简单的解决方案。可以执行风险任务以识别或分析风险或生成,选择和实施响应。

跟踪风险不同于跟踪任务。它着眼于当前的风险状况。更有可能发生哪些风险?风险的相对重要性发生了变化吗?回答这些问题将有助于注意对您的项目价值最重要的风险。

上面的10条黄金风险管理法则为您提供了有关如何在项目中成功实施风险管理的指南。如果再说有的话,第11条法则将使用Kaizen持续改进方法:

衡量风险管理工作的效果,并不断实施改进以使其变得更好!

 

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